Over Cultuurconnect en het coöperatief bestuursmodel

Waarom wil Cultuurconnect volgens een coöperatief model werken?

Naast de verplichte bestuursorganen van Cultuurconnect als vzw, een Raad van Bestuur en een Algemene Vergadering, wil Cultuurconnect verder gaan in de samenwerking met het werkveld en volledige sturing in handen van de deelnemers overlaten. De sector cofinanciert de diensten, nogal wiedes dat daar inspraak tegenover staat. 

Lokale noden en behoeften moeten leidend zijn. Enkel zo wordt Cultuurconnect een organisatie voor, maar ook van het werkveld. Cultuurconnect is ervan overtuigd dat coöperatief werken de effectiviteit, kwaliteit en gedragenheid van de diensten bevordert. De lokale cultuurinstelling is op die manier zowel afnemer als gebruiker als controleur/bestuurder.

Neem bijvoorbeeld een coöperatie (Milcobel) waar melkveehouders samen de melkverwerking organiseren. Ze varen er economisch wel bij (een hoge melkprijs komt elke aandeelhouder ten goede, en men is zeker van afname), ze zijn zelf eigenaar van de onderneming (winst gaat naar investeringen of naar de eigenaars) en ze sturen zelf democratisch de onderneming aan (kunnen beslissingen tegenhouden die ingaan tegen het doel van de onderneming, bijvoorbeeld een te lage melkprijs of een verschuiving naar een andere markt). Het doel van de coöperatie -alle geproduceerde melk ophalen en een goede prijs krijgen voor de melk- hebben de coöperanten zelf onder controle.

De bedoeling van onze samenwerking met lokale cultuurinstellingen is om kwalitatieve diensten te voorzien die zo goed mogelijk aan de lokale noden beantwoorden, tegen een zo voordelig mogelijke prijs. Er is een schaalvoordeel, en een kennisvoordeel door de krachten te bundelen op Vlaams niveau. De democratische aansturing gebeurt in stuurgroepen en consortia.

Wie meer wil lezen over coöperatief werken, kan terecht op het ICA-kompas dat de 7 principes van het coöperatief model toelicht.

Wat is een dienst?

Een afgebakende dienstverlening die Cultuurconnect recurrent aanbiedt aan het werkveld, met bijhorend contract en prijsafspraak. Bijvoorbeeld: een lokale cultuurinstelling neemt het Krantenarchief af: daar hoort een contract met afspraken tussen de instelling en Cultuurconnect bij, en Cultuurconnect bezorgt de cultuurinstelling een factuur. 

Waarover beslist de stuurgroep, wat is de rol van de stuurgroep? 

De stuurgroep zorgt ervoor dat de dienst goed uitgebaat wordt binnen de strategische krijtlijnen zoals vastgelegd door de coöoperanten. Het is een groep van geëngageerde deelnemers die beslissingen voorbereidt en de uitvoering ervan bewaakt. De stuurgroep komt 1 à 3 keer per jaar samen.

Vertegenwoordigers in de stuurgroep zitten er ten persoonlijke titel, als vaste persoon. Niemand is dus als ‘lokale cultuurinstelling’ lid van een stuurgroep, en het is dus ook niet de bedoeling om zich door een collega van de eigen instelling te laten vervangen indien men zelf verhinderd is om de vergadering bij te wonen. Coöperanten weten op die manier wie ze kunnen aanspreken over een bepaald onderwerp.

Als er een bepaald onevenwicht ontstaat, geografisch, qua aantal leden, of omdat niemand met kennis van de grootstedelijke context in stuurgroep zit, kan er wel worden vervangen. Cultuurconnect bereidt een vervanging voor. De leden van de stuurgroep en raad van bestuur beslissen.

Het bestuur van Cultuurconnect delegeert binnen haar (juridische) eindverantwoordelijkheid formeel een aantal bevoegdheden aan de stuurgroepen: 

• waken over de uitvoering van de productstrategie
• opmaken van een deelbegroting voor de dienst (te integreren in de totaalbegroting van Cultuurconnect die wordt vastgelegd door de Algemene Vergadering van Cultuurconnect)
• goedkeuren binnen de afgesproken deelbegroting van financiële verbintenissen en bestellingen mits inachtname van volgende drempelbedragen:
• > € 50.000 excl. btw: de beslissing van de stuurgroep wordt voorafgaandelijk ter bevestiging voorgelegd aan de directie
• > € 85.000 excl. btw: de beslissing van de stuurgroep wordt voorafgaandelijk ter bevestiging voorgelegd aan het financieel comité van de Raad van Bestuur en de voorzitter van Cultuurconnect
• > € 209.000 excl. btw: de beslissing van de stuurgroep wordt voorafgaandelijk ter bevestiging voorgelegd aan de Raad van Bestuur van Cultuurconnect 

De stuurgroep zorgt er voor, ondersteund door medewerkers van Cultuurconnect, dat bij de uitvoering van haar bevoegdheid de aanbestedingsrechtelijke verplichtingen worden nageleefd. Ondertekening van contracten, autoriseren van facturen, en andere uitvoerende handelingen op basis van bovenstaande besluitvorming blijft een bevoegdheid van de Cultuurconnectmedewerker die verantwoordelijk is voor de dienst waarop de stuurgroep betrekking heeft, dan wel van directie en/of voorzitter (cf. interne delegatieregeling). 

De stuurgroep wordt in haar samenstelling en opdracht bekrachtigd door het bestuur van Cultuurconnect.

Bestaan er ook nog werkgroepen? 

Ja. Sommige stuurgroepen hebben heel veel verschillende zaken in hun mandje. Of soms moet een voorstel eerst verder onderzocht worden vooraleer de stuurgroep een overwogen beslissing kan nemen. Dan kunnen werkgroepen ingeschakeld worden om voorbereidingen te treffen, voorstellen te doen aan de stuurgroep of om bepaalde deelaspecten van de diensten mee uit te werken. Zo heeft de stuurgroep Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek voor openbare bibliotheken verschillende werkgroepen opgericht, o.a. voor Open Vlacc, voor Bibliotheekwebsites en voor het Bibliotheeksysteem. De werkgroepen zijn samengesteld uit experten, die al dan niet lid zijn van de stuurgroep. 

Wat is de inbreng van coöperanten? 

De Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek wordt afgenomen door bijna alle bibliotheken in Vlaanderen en over de Nederlandstalige bibliotheken in Brussel. Bibliotheken die diensten afnemen kunnen meebeslissen over de strategie en roadmap van de respectievelijke dienst(en). Concreet gaat het over: wat als een leverancier ermee ophoudt of de prijs optrekt; wat als interessant alternatief op de markt komt, wat als er keuzes gemaakt moeten worden tussen twee richtingen met telkens een ander kostenplaatje, wat met financiële klemtonen,... De stuurgroep kan aan alle coöperanten input vragen via dit coöperatieplatform.

Bestaat het besluitvormingsproces enkel ‘digitaal’? 

Het digitaal besluitvormingsplatform (met plaats voor informatie, discussie, polls,...), is een dagelijks werkinstrument voor de ‘governance’ van de diensten van Cultuurconnect. Stuurgroepen kunnen hiermee inspraak bieden aan alle organisaties die diensten afnemen van Cultuurconnect. Aanvullend organiseren we jaarlijks een dienstendag voor de bibliotheken, Connect & co., waarop iedereen uitgenodigd is om in dialoog te gaan met elkaar en samen keuzes te maken. De stuurgroepen rapporteren er over de voortgang van de diensten en leggen belangrijke beslissingen voor aan de ruimere groep van deelnemers. Het vormt de ‘live’ tegenhanger voor de digitale conversaties. We willen er uitwisseling van informatie en ruimte voor gesprek en/of debat stimuleren. De bedoeling is dat alle coöperanten aanwezig zijn en op die dag ook nieuwe inzichten verwerven om met bestaande of nieuwe diensten aan de slag te gaan.

Hoe zijn de stuurgroepen samengesteld? 

We kiezen voor een groep mensen die beheersbaar is qua aantal, en die toch representatief is. Logisch dat de stuurgroep Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek en de stuurgroep Digitale Collecties daarom meer leden tellen dan bijvoorbeeld de stuurgroep beleving. Cultuurconnect neemt het voorzitterschap op. Ook de productmanager van de betrokken dienst(en) neemt deel aan de stuurgroepvergaderingen.

De stuurgroepen zijn zo samengesteld: 

• Cultuurconnect lanceerde tijdens de dienstendag Connect & Co een oproep, en bezorgde op 4 oktober 2018 een aanmeldingsformulier
• Tot eind oktober 2018 konden mensen zich kandidaat stellen, waarbij ze hun motivatie toevoegden. 
• Cultuurconnect overwoog alle kandidaturen en stelde een voorstel van samenstelling op per stuurgroep. Daarbij werd zorgvuldig rekening gehouden met:
• in de verschillende stuurgroepen zoveel mogelijk verschillende mensen uit verschillende types bibliotheken te laten participeren. Concreet betekent dit: één zitje per bibliotheek. Het kan wel voorkomen dat de grotere bibliotheken in diverse stuurgroepen aanwezig zijn. Dit omdat zij een breder personeelsbestand hebben, met vaak ook een hoge expertisegraad m.b.t. de verschillende diensten van Cultuurconnect;
• gemengde samenstelling met nieuwe en ervaren mensen uit de sector;
• gemengde samenstelling met leden afkomstig van zowel grote als van kleine bibliotheken en vertegenwoordiging uit regionale bibliotheken;
• gemengde samenstelling afkomstig uit alle provincies;
• aanwezigheid van de meest betrokken pilootbibliothe(e)ken omwille van expertise en hun eerdere engagement.

De Raad van Bestuur van Cultuurconnect bekrachtigde op 13 december 2018 het voorstel van samenstelling 

Wie zit de stuurgroepen voor?

De directie van Cultuurconnect neemt het voorzitterschap op. Teamcoach productmanagement (Jan Braeckman) is vervanger indien nodig. De productmanager van Cultuurconnect neemt ook deel aan de vergaderingen van de stuurgroepen.

Wanneer verandert de stuurgroep van samenstelling? 

We hanteren het principe dat de samenstelling van een stuurgroep af en toe wijzigt om de frisse blik van nieuwkomers toe te staan - terwijl natuurlijk ook continuïteit en ervaring nodig is. Na twee jaar wordt de samenstelling herbekeken.

Hoe communiceert een stuurgroep naar alle afnemers van diensten? 

De bedoeling is om ervoor te zorgen dat de stuurgroepen vlot kunnen communiceren met alle organisaties die diensten afnemen via het coöperatieplatform. Het zal worden opgezet om communicatie in beide richtingen toe te laten, dus ook vanuit het alle organisaties die diensten afnemen richting stuurgroep. Actief meewerken aan de communicatie naar het bredere werkveld, is deel van de opdracht van de stuurgroep. Het is de bedoeling dat de agenda en een kort verslag van de stuurgroep met alle afnemers wordt gedeeld. Alle afnemers van diensten wordt uitgenodigd om feedback en ideeën te delen met de stuurgroep. 

Wat met confidentiële zaken? 

Voor bepaalde beslissingen, die bijvoorbeeld gaan over offertes en budgetten, zal aan de leden van de stuurgroepen gevraagd worden een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen. Geheimhouding kan bijvoorbeeld noodzakelijk zijn om de procedure van een overheidsopdracht tot een goed einde te brengen. Dergelijke financiële informatie komt ook niet in het openbaar verslag van een stuurgroep. 

Nog vragen? 

Met al je vragen, suggesties en feedback kan je terecht bij klaar.leroy@cultuurconnect.be